W naszym Instytucie (Instytut Profilaktyki Społecznej i Resocjalizacji UW) przed układaniem planów zajęć na kolejny rok akademicki trzeba zawsze zaktualizować obsadę.

Od ponad 20 lat do niedawna tabele obsad były przygotowywane w Microsoft Word, projektowane, aktualizowane zgodnie ze zmianami w programach, a następnie drukowane w kilkunastu egzemplarzach i przekazywane kierownikom poszczególnych katedr i zakładów. Po upływie wyznaczonego terminu należało wszystkie skoroszyty z wydrukami ściągnąć z powrotem, a następnie wszystkie ręcznie uzupełnione obsady zebrać w jednym dokumencie.

Wraz z pojawieniem się w Instytucie nowych kierunków (na początku kierunek był jeden) zaczęłyśmy drukować tabele na papierze w różnych kolorach, dla łatwiejszego odróżnienia przez pracowników naukowo-dydaktycznych. Mniej więcej 3 lata temu wpadłam na pomysł, aby tabele obsad przenieść do dokumentu Excel'owego w chmurze Google, czyli miejscu dostępnym dla każdego pracownika Instytutu. Zostały zachowane kolory oznaczające zajęcia obowiązkowe dla różnych kierunki studiów, seminaria licencjackie i magisterskie oraz fakultety i przedmiotu ogólnouniwersyteckie. W pliku mamy dwa osobne arkusze, dla studiów dziennych i zaocznych. W odpowiednim czasie (wczesną wiosną) aktualizujemy dane zgodnie ze zmianami programowymi, ewentualnie zmianą liczby grup, a następnie dyrekcja wysyła do wszystkich pracowników (nie tylko kierowników katedr i zakładów) link do dokumentu. Każdy pracownik powinien wpisać swoje nazwisko przy zajęciach, które zwyczajowo prowadzi, ale też innych, które chciałby prowadzić, a także zgłasza nowe fakultety i seminaria. Oczywiście tu jest tylko sygnalizowana chęć uruchomienia nowych zajęć „do wyboru”, sylabus takiego przedmiotu musi być zatwierdzony przez radę naukową instytutu. Pozostałe komórki, poza kolumną do uzupełnienia, są zabezpieczone przed edycją, można je zmieniać tylko po zalogowaniu się na konto. Dane do logowania znają tylko pracownicy sekretariatów. Na początku, po wprowadzeniu tej praktyki, zdarzały się przypadki kopiowania tabeli, wypełniania na własnym dysku i odsyłania jej mailem, na szczęście były rzadkie i w tym roku już nie miały miejsca.