Elektroniczny rejestr spraw to narzędzie pomocnicze w pracy dziekanatu służące do szybkiego określenia statusu sprawy oraz kontroli czy dana procedura administracyjna została już w pełni przeprowadzona.

Przykładowy rejestr spraw zawiera następujące dane:

1. liczba porządkowa, która jest równocześnie roboczym numerem sprawy,
2. nr albumu,
3. imię i nazwisko studenta,
4. skrótowy zapis określający nawę wydziału, formę studiów i formę kształcenia (np. GMN1= GM: Wydział Grafiki i Malarstwa, N: studia niestacjonarne, 1: studia licencjackie) - rodzaj sprawy (np. urlop, skreślenie, przesunięcie egzaminu),
5. rodzaj decyzji (pozytywna/negatywna),
6. datę rozpoczęcia procedury (np. data wysyłki), 
7. datę zakończenia procedury (np. data zwrotki lub osobistego odbioru decyzji),
8. status sprawy (załatwiona / w toku).

Aby narzędzie było skuteczne musi być uzupełniane systematycznie. Standaryzując nazewnictwo (Excel uzupełnia słowa po podaniu pierwszych liter) wypełnianie tabeli jest bardzo szybkie. Wyszukiwanie danych następuje po naciśnięciu przycisków Ctrl+F i wpisanie w wyskakujące okno dialogowe interesujących nas danych. Sprawy można grupować poprzez założenie filtru, dzięki czemu jesteśmy w stanie tworzyć wysoko sprecyzowane listy (np. urlop / decyzja negatywna / w toku).  Filtr pozwala również na ukrycie spraw bez konieczności ich usuwania (np. sprawy, które zostały już rozpatrzone i nie wymagają żadnego dalszego działania). Numer sprawy zamieszczony w tabeli można wpisywać ołówkiem na podaniu, decyzji i na zwrotce. Dzięki temu bez konieczności sprawdzania numeru nadawczego można szybko dopasować zwrotkę do konkretnej sprawy i dokumentów. Plik z rejestrem spraw można udostępniać innym współpracownikom, poprzez umieszczenie go w chmurze.